Solución Alfresco
Documentación de
Proyectos de Ingeniería
Del plano que sube el contratista al documento aprobado que queda en Instalaciones. Con nomenclatura obligatoria, revisiones versionadas y firma electrónica.
El problema
El plano vive en un correo
y nadie sabe cuál es el vigente.
La documentación de un proyecto de ingeniería circula entre contratistas, disciplinas y revisores. Cuando ese circuito se resuelve con correos y carpetas compartidas, el problema no es el desorden: es construir sobre la revisión equivocada.
- Nadie sabe cuál es la revisión vigente
- El contratista manda la versión equivocada
- La obra arranca sobre un plano viejo
- La auditoría pide quién aprobó qué
Ideal para
Proyectos con contratistas
y varias revisiones.
Ingeniería, energía, construcción, minería e industria de proceso: donde la documentación técnica es parte del proyecto y alguien la va a auditar.
Ingeniería contratada afuera
Contratistas que entregan documentación de avance y equipos internos que la aprueban. Dos partes con intereses distintos sobre el mismo documento.
Revisiones y disciplinas múltiples
El documento cambia varias veces antes de quedar firme, y cada disciplina —civil, eléctrica, procesos— tiene su revisor.
Y cuándo no sirve
Si el proyecto es chico y una sola persona controla toda la documentación, un sistema de control documentario agrega ceremonia sin resolver nada.
El circuito
Del plano que sube el contratista
al registro de la instalación.
Ocho pasos. El último es el que diferencia: casi todos los sistemas de control documentario terminan en «aprobado», y acá el documento sigue hasta convertirse en el registro operativo de la instalación.
- 1
Tipificación y nomenclatura
Qué clase de documento es determina su código, su circuito y quién lo aprueba. Si el archivo no cumple la máscara del proyecto, el sistema no lo deja subir — no avisa después, bloquea la carga.
- 2
Carga del contratista
Sube a la carpeta del proyecto que le corresponde, y sólo ve esa. Con su área y su especialidad declaradas al subirlo, que es lo que después permite encontrarlo.
- 3
Envío a revisión
El contratista envía el documento y queda bloqueado para modificaciones hasta que el circuito termine. Deja de poder cambiarse lo que ya está siendo revisado.
- 4
Revisión por disciplina
El ingeniero de proyecto que corresponde según el área recibe la tarea, con un plazo para responder. La tarea aparece en su contador de pendientes.
- 5
Resolución con tipificación
El revisor carga su documento de revisión y resuelve: liberado, aprobado, aprobado con comentarios, observado o rechazado. Cada resolución tiene su sufijo y define si la revisión siguiente va en número o en letra.
- 6
Vuelta al contratista
Le llega un correo con el estado, los comentarios y el documento de revisión adjunto. Sube la versión corregida y el ciclo vuelve a empezar, con todas las revisiones trazadas.
- 7
Cierre y traspaso
El documento se considera terminado recién cuando figura liberado. Cerrada la fase de definición, la documentación pasa a implantación y la fase anterior queda en sólo lectura.
- 8
Migración a Instalaciones
El documento aprobado pasa al sitio de la instalación, donde deja de ser papel de proyecto y pasa a ser registro operativo.
Los estados
Un documento no está «aprobado o rechazado».Está en uno de siete estados, y cada uno manda algo distinto.
En elaboración
Lo está editando el contratista o el ingeniero de proyecto. Todavía no entró al circuito formal.
En revisión
Se envió a validar. Queda bloqueado: nadie puede modificarlo mientras dure.
Aprobado
Cumple los requisitos técnicos. Se sube la versión final con un número más de revisión.
Aprobado con comentarios
Avanza, pero con ajustes menores que hay que incorporar en la próxima.
Observado
Requiere ajustes. La revisión siguiente mantiene la secuencia en letras.
Rechazado
Tiene inconsistencias que impiden aprobarlo. Vuelve a empezar el circuito completo.
Liberado
Superó todas las instancias. Es el único estado que cierra el ciclo de un documento.
La diferencia entre observado y aprobado con comentarios no es cosmética: define si la revisión siguiente avanza en número o se mantiene en letras. Es la clase de detalle que un Document Controller comprueba en los primeros cinco minutos.
El copiloto
La corrección que el contratista
no aplicó.
Un revisor marca diez observaciones. El contratista sube la revisión siguiente. Verificar una por una que estén todas resueltas es el trabajo más tedioso del circuito, y el que más se saltea cuando hay apuro.
Qué hace
- Compara las observaciones marcadas contra la revisión entregada
- Señala lo que quedó sin corregir, con la referencia de dónde
- Deja la decisión en el revisor: no aprueba ni rechaza nada
El último punto es el que importa. La responsabilidad de aprobar un documento de ingeniería no se delega en un modelo; lo que se delega es la tarea de buscar.
Qué trae resuelto
No empieza de cero,
empieza de tu estándar.
Un repositorio vacío no resuelve control documentario: hay que modelar la tipificación, los circuitos por disciplina y los avisos. Eso ya está hecho, y lo que se adapta es tu nomenclatura.
- Nomenclatura obligatoria al subir
- Visor de planos sin licencia
- Acceso de contratistas acotado
- Control de revisiones
- Firma electrónica
- Circuitos por disciplina
- Correos con la revisión adjunta
- Migración al sitio de instalaciones
Sobre qué está construida
El registro tiene que sobrevivir
al proveedor que lo armó.
Un plano aprobado hoy puede necesitar consultarse dentro de veinte años, y para entonces el proveedor que montó el sistema puede no existir. Nada de lo que construimos queda atado: el repositorio, los formatos y los datos son de la organización.
- AlfrescoCommunity
- ACAinterfaz
- PostgreSQLdatos
- Pythoncopiloto
En producción
Dos organizaciones donde un documento mal identificado no es un problema de orden.
Operador de oleoductos · Energía
El circuito de aprobación de la documentación de proyectos de sostenimiento, con los contratistas entregando y los ingenieros de la compañía aprobando.
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Ingeniería nuclear, satelital y de defensa
Codificación única de todo documento técnico de ingeniería, con generación, asignación, aprobación y visualización, cada una con su grado de acceso.
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Preguntas frecuentes
Las dudas más comunes
¿Los contratistas necesitan una licencia para subir documentación?
No. Alfresco Community no tiene costo de licencia por usuario, así que sumar contratistas no cambia lo que se paga. Cada uno entra con su cuenta y ve únicamente las carpetas del proyecto en el que participa.
¿Y si ya tenemos un estándar de codificación propio?
Mejor: es el punto de partida. El estándar existente se modela en el sistema y pasa a aplicarse solo, que es lo que hoy depende de que cada persona lo recuerde. No hay que adoptar una nomenclatura ajena.
¿Se integra con el ERP y con los sistemas que ya usamos?
Sí, por API REST y CMIS, que son estándares abiertos. Es la misma vía por la que se conectan la autenticación corporativa y los sistemas de gestión.
¿Tu documentación de proyecto vive en correos?
Contanos cómo circula hoy entre contratistas y revisores. Te decimos qué parte de esto les sirve y en qué orden conviene hacerlo — incluso si la respuesta es que todavía no.