En una organización industrial el conocimiento crítico está en tres lugares, y sólo uno de ellos es un sistema: procedimientos y normativas en archivos, el historial de qué se intentó y qué falló en cadenas de correo, y el criterio para decidir en la cabeza de gente con veinte años de oficio.
Cuando esa persona se jubila, lo primero se queda, lo segundo se pierde y lo tercero se va entero.
Lo que sí se puede capturar
Las lecciones aprendidas, si tienen estructura. Una lección suelta en un documento no sirve: se escribe una vez y no la lee nadie. Una lección sirve cuando es un registro con responsable, acciones derivadas y estado de cada acción — es decir, cuando deja de ser un texto y pasa a ser parte de un proceso con seguimiento.
Las decisiones técnicas con su contexto. No «se usó la válvula X» sino «se usó la válvula X porque la alternativa no cumplía a baja temperatura». El porqué es lo que no se deduce del resultado.
El acceso al material que ya existe. Buena parte del problema no es que falte documentación: es que hay cuarenta resultados y nadie sabe cuál es la versión vigente. Eso se arregla con metadatos y control de versiones, que es trabajo de repositorio, no de inteligencia artificial.
Lo que no se puede capturar, y conviene decirlo
El criterio para decidir en una situación nueva no se documenta. Lo que sí se puede es dejar accesible todo lo que esa persona decidió antes, con su contexto, para que el que viene tenga de dónde partir en vez de empezar de cero.
Prometer lo contrario es vender humo.
El orden que funciona
Primero el repositorio, después el agente. Un asistente sobre documentación sin metadatos, duplicada y sin versión vigente clara responde con seguridad usando la versión equivocada — y lo hace con un tono convincente, que es lo peligroso. Con el contenido ordenado, el mismo modelo responde algo que se puede verificar contra el documento de origen.
Es el mismo orden que seguimos en Oleoductos del Valle: primero la gestión documental sobre Alfresco, después el sitio de lecciones aprendidas, y recién al final el asistente que responde sobre el repositorio.